Αλέξανδρος Ανθουλιάς-Τόπας
Μηχανικός Λογισμικού
Η επικοινωνία με τους πελάτες, οι πληροφορίες για τις παραγγελίες και τις προσφορές τηρούνται μέχρι και σήμερα σε αρχεία Excel, χειρόγραφες σημειώσεις ή σε μηνύματα στο κινητό.
Ωστόσο απουσιάζει ένα ολοκληρωμένο σύστημα που θα υποστήριζε την ενιαία διαχείριση των πληροφοριών αυτών, αναδεικνύοντας την αποδοτικότητα της επιχείρησης και το καθαρό κέρδος που αποφέρει.
Για την ορθή ανάπτυξη μιας πλατφόρμας που θα υποστηρίζει το επαγγελματικό εγχείρημα της επιχείρησης, προηγείται η εκπόνηση μίας Μελέτης Σκοπιμότητας. Μέσα σε 10 μόλις ημέρες προωθούνται οι λεπτομέρειες για τις ανάγκες που θα λύνει, το αποτέλεσμα και το κόστος υλοποίησής του.
Το πρόβλημα
Ο τρόπος καταγραφής των πληροφοριών
Χωρίς οργανωμένο σύστημα καταγραφής των πληροφοριών της, μια επιχείρηση τέτοιου μεγέθους θα λειτουργούσε ως εξής.
Καμία από τις καταστάσεις αυτές δεν προέκυψε από αμέλεια. Όσο ο όγκος της δουλειάς ήταν διαχειρίσιμος, η επιχείρηση στρέφονταν σε πιο απλά και φθηνά προγράμματα καταγραφής πληροφοριών. Η αύξηση του όγκου εργασίας σε επίπεδο που υπερβαίνει την υφιστάμενη διαχειριστική δυναμικότητα της επιχείρησης, επηρεάζει την αποτελεσματική διαχείριση των πληροφοριών από το προσωπικό και κατ' επέκταση την κερδοφορία της επιχείρησης.
Πώς επιδρούν τα παραπάνω στην επιχείρησή σας;
Ο υπολογισμός γίνεται με 4 νούμερα:
Ο πολλαπλασιασμός γίνεται σε ένα χαρτί, και το ποσό που προκύπτει είναι το μέτρο με το οποίο συγκρίνεται κάθε τιμή παρακάτω.
Μελέτη σκοπιμότητας
Σε περίπτωση που από τη μελέτη σκοπιμότητας προκύψει ότι η υλοποίηση μιας πλατφόρμας δεν παρουσιάζει επαρκές όφελος για την επιχείρηση, προτείνονται εναλλακτικές προσεγγίσεις, όπως η αξιοποίηση επώνυμων προγραμμάτων ή υπηρεσιών.
Η μελέτη σκοπιμότητας
Αντικείμενο της μελέτης αποτελεί η καταγραφή και αξιολόγηση του υφιστάμενου τρόπου λειτουργίας της επιχείρησης, καθώς και ο προσδιορισμός των απαιτούμενων ενεργειών και προϋποθέσεων για τη βελτίωση και αναδιοργάνωση των σχετικών διαδικασιών. Σε διάρκεια 10 ημερών, καταγράφεται η υφιστάμενη ροή εργασίας, από το αρχικό έως το τελικό στάδιο διεκπεραίωσης, καθώς και τα πρόσωπα ή τα επιμέρους τμήματα που εμπλέκονται σε κάθε διαδικασία. Επιπλέον, εντοπίζονται οι εργασίες και οι διαδικασίες στις οποίες η εφαρμογή λύσεων αυτοματοποίησης δύναται να επιφέρει ουσιαστική μείωση του απαιτούμενου χρόνου και του λειτουργικού κόστους ανά εργασία. Η αξιολόγηση πραγματοποιείται με βάση τα πραγματικά αρχεία, δεδομένα και εργαλεία που χρησιμοποιεί η εκάστοτε επιχείρηση, ώστε τα συμπεράσματα και οι προτεινόμενες βελτιώσεις να ανταποκρίνονται στις πραγματικές ανάγκες και συνθήκες λειτουργίας της.
Με την ολοκλήρωση της μελέτης παραδίδεται τεκμηριωμένη εισήγηση σχετικά με την υλοποίηση ή μη του έργου, με το σχετικό σκεπτικό και τις απαιτούμενες προϋποθέσεις υλοποίησής του.
Η αμοιβή ανέρχεται στο ποσό των 2.800 €, πλέον ΦΠΑ 24%. Εφόσον ανατεθεί η κατασκευή, το ποσό αφαιρείται στο σύνολό του από την αμοιβή της. Προπληρώνεται εξ ολοκλήρου.
Με την πλήρη εκπλήρωση των προβλεπόμενων υποχρεώσεων, η συμφωνία θεωρείται ολοκληρωθείσα και επέρχεται η ολοκλήρωση της σχετικής συμβατικής υποχρέωσης.
Τι παραδίδεται
Παραδίδεται ένα γραπτό κείμενο, σε ψηφιακή και σε έντυπη μορφή. Περιέχει:
Μηδενική λύση: να μη γίνει κανένα νέο έργο και να συνεχιστεί η χρήση όσων ήδη υπάρχουν.
Έτοιμο πρόγραμμα της αγοράς: ποιο, με τι κόστος αγοράς και συνδρομής, και σε ποια σημεία της δουλειάς δεν επαρκεί.
Κατασκευή νέου συστήματος: τι θα κάλυπτε, με τι κόστος και σε πόσο χρονικό διάστημα μπορεί να παραδοθεί.
Εφόσον η ετυμηγορία είναι θετική, την πρόταση υλοποίησης, η οποία περιλαμβάνει:
- Αντικείμενο.
- Αναλυτική αποτύπωση των προς υλοποίηση εργασιών και λειτουργιών, καθώς και σαφής οριοθέτηση του αντικειμένου και των λειτουργιών που δεν περιλαμβάνονται στην πρώτη έκδοση.
- Μέσα.
- Καθορίζονται η τεχνική υποδομή και το διαδικτυακό περιβάλλον στο οποίο θα λειτουργεί το σύστημα, ο τρόπος διασύνδεσής του με τα υφιστάμενα συστήματα και εργαλεία, καθώς και τα δεδομένα που θα μεταφερθούν από τα υπάρχοντα αρχεία και οι προβλεπόμενες διαδικασίες ελέγχου και επαλήθευσής τους.
- Φάσεις και παραδοτέα.
- Για κάθε φάση καθορίζονται τα παραδοτέα, η προβλεπόμενη ημερομηνία παράδοσης, καθώς και οι απαιτήσεις που πρέπει να πληρούνται για την ολοκλήρωσή της και την καταβολή της αντίστοιχης δόσης.
- Εκπαίδευση και παραλαβή.
- Ποιοι εκπαιδεύονται, σε ποιες εργασίες, και με ποια κριτήρια γίνεται η οριστική παραλαβή.
- Τιμή.
- Σταθερή, υπολογισμένη μέσα στη μελέτη, χωρίς μεταβολή μετά.
Επίσης, το κείμενο αποτελεί ιδιοκτησία της παρούσας επιχείρησης, παραδίδεται σε επεξεργάσιμη ηλεκτρονική μορφή, και μπορεί να δοθεί σε οποιονδήποτε άλλον κατασκευαστή ως προδιαγραφή για προσφορά, χωρίς περιορισμό από τους όρους της μελέτης.
Πώς γίνεται
Η μελέτη γίνεται μέσα στην επιχείρηση.
1. Οι πρώτες πέντε ημέρες. Επιτόπια παρουσία. Καταγράφεται πώς γίνεται σήμερα η δουλειά, βήμα προς βήμα, από τους ανθρώπους που την κάνουν, και ζητούνται τα αρχεία και τα προγράμματα που χρησιμοποιούνται.
2. Οι επόμενες πέντε. Γράφεται η μελέτη, χωρίς να ζητείται τίποτε άλλο από την επιχείρηση.
3. Η παράδοση. Το κείμενο παραδίδεται και συζητείται από κοντά, με όποιον πρόκειται να αποφασίσει.
Εφόσον η ετυμηγορία είναι θετική και ανατεθεί η κατασκευή, ο χρόνος υλοποίησης ορίζεται σε τριάντα (30) έως σαράντα (40) εργάσιμες ημέρες από την υπογραφή, με ενδιάμεσα παραδοτέα που δουλεύουν, και με την εκπαίδευση των ανθρώπων να γίνεται επιτόπου, στα δικά τους δεδομένα.
Σε περίπτωση που η πολυπλοκότητα της υλοποίησης απαιτεί μεγαλύτερο διάστημα υλοποίησης, αυτό θα καταγραφεί ρητά στην μελέτη.
Στο τέλος παραδίδεται το σύστημα σε πλήρη λειτουργία. Το σύστημα κρατάει όσα σήμερα μοιράζονται ανάμεσα στα αρχεία και στα χαρτιά, δείχνει σε ποιο σημείο βρίσκεται η κάθε δουλειά και τι αφήνει καθαρά, και βγάζει τα παραστατικά και τις καταστάσεις που σήμερα ετοιμάζονται με το χέρι. Το τι ακριβώς περιλαμβάνει ορίζεται μέσα στη μελέτη.
Portfolio
Τι υπάρχει σε λειτουργία
Δύο συστήματα βρίσκονται σήμερα σε παραγωγική λειτουργία και προσφέρονται με εύκολη πρόσβαση.
Σύστημα διαχείρισης για εμπορία οχημάτων: πελατολόγιο, στοκ με υπολογισμό κέρδους ανά όχημα, ιστορικό επισκέψεων, άμεσες προσφορές με ανταλλαγή και δόσεις, στατιστικά ανά πωλητή και έκδοση παραστατικών. Κατασκευάστηκε κατά παραγγελία για ελληνική επιχείρηση του κλάδου και χρησιμοποιείται καθημερινά. Επικοινωνία με την εταιρεία για συστάσεις κατόπιν αιτήματος.
Υπηρεσία εταιρικής διαφάνειας για Ι.Κ.Ε.: η ιστοσελίδα που απαιτεί ο νόμος, με τα στοιχεία να αντλούνται από το ΓΕΜΗ και ενημερώνονται σε κάθε μεταβολή.
Ο δημιουργός
Και τα δύο συστήματα αναπτύχθηκαν εξ ολοκλήρου από ένα άτομο, συμπεριλαμβανομένου του συνόλου των απαιτούμενων διαδικασιών και διασυνδέσεων για την καθημερινή λειτουργία μιας επιχείρησης, όπως η διασύνδεση με μητρώα του Δημοσίου, η έκδοση παραστατικών, η μεταφορά και επεξεργασία δεδομένων από υφιστάμενα αρχεία, καθώς και η εκπαίδευση των χρηστών.
Έδρα η Ρόδος, με εξυπηρέτηση σε όλη την Ελλάδα. Οι επιτόπιες επισκέψεις γίνονται στον χώρο της επιχείρησης.
Η λύση
Τιμές και όροι
Μελέτη σκοπιμότητας: 2.800 €, πλέον ΦΠΑ 24%.
Η προθεσμία των δέκα (10) εργάσιμων ημερών άρχεται από την ημερομηνία της πρώτης επιτόπιας επίσκεψης. Σε περίπτωση μη παράδοσης της μελέτης εντός της προβλεπόμενης προθεσμίας, το καταβληθέν ποσό επιστρέφεται στο σύνολό του.
Κατασκευή: από 9.000 € έως 15.000 €, πλέον ΦΠΑ 24%.
Η τιμή ορίζεται μέσα στη μελέτη και δεν μεταβάλλεται μετά. Καταβάλλεται τμηματικά: 50% με την υπογραφή, 50% με την παράδοση. Σε περίπτωση καθυστέρησης πληρωμής οι εργασίες διακόπτονται μέχρι την καταβολή, και η προθεσμία παρατείνεται ισόχρονα.
Λειτουργία και εποπτεία: από 500 € τον μήνα, πλέον ΦΠΑ 24%.
Προπληρώνεται μηνιαίως και διακόπτεται ανά πάσα στιγμή. Περιλαμβάνει τη φιλοξενία, την παρακολούθηση, τα αντίγραφα ασφαλείας, τις διορθώσεις και τις μικρές προσθήκες. Εφόσον διακοπεί, τα παραπάνω χρειάζεται να τα αναλάβει κάποιος άλλος.
Επιπλέον, τα δεδομένα και το domain ανήκουν στην επιχείρηση και είναι στο όνομά της· το domain μεταφέρεται όποτε ζητηθεί, με τον κωδικό μεταφοράς του, και εφόσον η λειτουργία ανατεθεί σε άλλον.
Πότε δεν αναλαμβάνεται η υλοποίηση
Η μελέτη απευθύνεται σε επιχειρήσεις με υφιστάμενη και ενεργή επιχειρηματική δραστηριότητα, οι οποίες επιθυμούν να υποστηρίξουν και να οργανώσουν τη λειτουργία τους μέσω ενός συστήματος προσαρμοσμένου στις ιδιαίτερες ανάγκες τους. Η μελέτη και υλοποίηση δεν αναλαμβάνεται στις ακόλουθες περιπτώσεις:
Πιθανότητες μελλοντικής συνεργασίας
Το σύστημα που αναπτύσσεται για μία επιχείρηση δύναται, με περιορισμένες προσαρμογές, να αξιοποιηθεί και από άλλες επιχειρήσεις του ίδιου κλάδου, εφόσον ακολουθούν αντίστοιχη σειρά και τρόπο εκτέλεσης των εργασιών.
Ειδικότερα, στην περίπτωση αυτή η συμφωνία διαμορφώνεται με διαφορετικούς όρους: πέραν της αμοιβής για την κατασκευή και τη λειτουργία του συστήματος, προβλέπεται ποσοστό επί των εσόδων που προκύπτουν από τη διάθεσή του σε τρίτες επιχειρήσεις. Το σχετικό ποσοστό κατοχυρώνεται σταδιακά, καθώς οι συστάσεις μετατρέπονται σε πραγματικές πωλήσεις. Οι υποχρεώσεις κάθε μέρους, οι προβλεπόμενες ημερομηνίες ολοκλήρωσής τους, καθώς και οι συνέπειες σε περίπτωση μη τήρησής τους, καθορίζονται ρητά στη σχετική συμφωνία. Οι λοιποί ειδικότεροι όροι και προϋποθέσεις καθορίζονται κατόπιν μεταξύ των εμπλεκόμενων μερών.
Επικοινωνία
Πώς ξεκινάει
Συμπληρώνονται τα παρακάτω και ακολουθεί τηλεφωνική επικοινωνία. Η απάντηση δίνεται εντός μίας εργάσιμης ημέρας.
- Επωνυμία και αντικείμενο της επιχείρησης
- Έδρα της επιχείρησης, προηγούμενη εμπειρία από κάποιο πρόγραμμα παρόμοιο με το δικό σας, ανάγκες και στόχοι της επιχείρησης
- Παρακαλείται όπως σημειώσετε ποια πρόσωπα θα συμμετέχουν στη συνάντηση, καθώς και ποιος είναι ο αρμόδιος για τη λήψη της τελικής απόφασης.
Ο επόμενος διαθέσιμος χρόνος για κατασκευή είναι ο Οκτώβριος. Η μελέτη δεν εξαρτάται από αυτόν και μπορεί να ξεκινήσει νωρίτερα.